Peralta & AsociadosEstudio contable2025
Un panel para que 1.400 clientes no se pierdan en una planilla
Sistema propio de gestión para vencimientos impositivos, altas de clientes y presupuestos en PDF, usado por nueve personas sobre el mismo estado.
- Desarrollo
- 22 semanas
Caso peralta-gestion
El desafío
Tres planillas distintas, dos personas que sabían dónde estaba cada cosa y los vencimientos anotados en un almanaque de pared. El año anterior se habían pasado once vencimientos y cada uno costó plata del estudio.
- Cliente
- Peralta & Asociados
- Rubro
- Estudio contable
- Año y duración
- 2025 · 22 semanas
- Disciplinas
- Desarrollo
Cómo lo hicimos
El punto de partida
El estudio tenía 1.400 clientes, nueve personas y tres planillas de cálculo. Nadie discutía la calidad del trabajo: discutían dónde estaba la información. Cuando alguien se tomaba vacaciones, su reemplazo tardaba una semana en entender qué estaba hecho y qué faltaba.
El costo real no eran las horas: era el riesgo. Once vencimientos pasados en un año, con multas a cargo del estudio. Y las propuestas comerciales —que son el momento en que el cliente decide si el estudio es caro o barato— se armaban a mano, cada una distinta.
Qué construimos
Un panel interno, uno solo, con la información ordenada como el estudio piensa su trabajo: por vencimiento y por responsable, no por carpetas.
Tres decisiones que definieron el resultado:
El calendario fiscal es del sistema, no de la memoria. Las fechas de presentación y pago viven en la base de datos, con sus particularidades: prórrogas, regímenes especiales, CUITs que cambian de categoría. El sistema avisa a 30, 15 y 3 días a la persona responsable y, si nadie lo marca como presentado, escala al socio.
Cada acción queda firmada. El registro de auditoría guarda quién cambió qué y cuándo. No para controlar, sino para poder responder “¿quién presentó esto?” en treinta segundos, que es lo que el cliente pregunta cuando algo sale mal.
Las propuestas salen del sistema. Con correlativo, alcance redactado en positivo, lo que no incluye en una sección visible, plan de pagos con porcentaje y monto, validez de la oferta y siguiente paso concreto. Seis minutos, mismo tono, siempre.
Cómo se usa hoy
A las 8:30 el panel muestra el día: qué vence, quién lo tiene y qué está esperando respuesta del cliente. La carga manual bajó 14 horas semanales que ahora se usan en trabajo que se factura.
El indicador del que estamos más orgullosos es el más aburrido: cero vencimientos perdidos en 18 meses. El sistema no es más inteligente que ellos; simplemente no se olvida.
Qué sigue
Estamos sumando portal para clientes: cada contribuyente podrá subir su documentación del mes y ver el estado de su trámite sin escribir un mail. Y una segunda etapa de automatizaciones con el API de AFIP para el régimen de información de compras.
Resultados
Qué cambió después del lanzamiento.
Medido con las herramientas que el cliente ya usaba. Los períodos de comparación están aclarados en cada métrica: no mezclamos un mes bueno con un año promedio.
Horas de carga manual que desaparecieron del estudio.
En 18 meses de uso, contra 11 el año anterior.
Antes el promedio era 90 minutos por propuesta.
Cada uno con su responsable, su calendario y su historial.
Galería
El trabajo, pieza por pieza.
Testimonio del cliente
“Pasamos de saber cómo estaba todo a poder mostrarlo. Cuando entra un cliente nuevo, no dependemos de la memoria de nadie.”